Etkinlik ve organizasyon denildiği zaman öncelikli olarak bu kelimelerin kavramını anlayabilmek gerekiyor. Sadece manası değil aynı zamanda amacına ulaşabilmesi için çok önemlidir. Mesela şirket etkinliklerinden bahsedecek olursak amacının performansı artırmaya yönelik olduğunu söyleyebiliriz. Etkinliğinizin amacı performans olduğu için organizasyonun da ona göre planlanması gerekiyor. Mesela bir şirket pikniği düzenlediniz bu durumda yapmanız gereken en önemli şey uygun bir mekan bulmaktır. Piknikler açık havada yapılmak zorundadır. Dolayısıyla en ideal zaman dilimi yazın olacaktır. Pikniğinizi düzenlerken önceliğiniz mesai saatlerinin dışında olmasına dikkat etmeniz gerekiyor. Çünkü piknik aynı zamanda işinizden de alıkoymaması gerekir.
Piknik için ideal zaman hafta sonu olabilir. İş yükünün hafif olduğu ve personelin psikolojik olarak kendini hazır hissettiği zaman dilimi olarak kabul edebiliriz. Organizasyon kendi anlamı itibariyle profesyonellik gerektiren bir konudur. Bunun için bu işi kendi başınıza değil uzmanından destek alarak yapmanız gerekir. Örneğin organizasyon firmaları AVM etkinlikleri, şirket yemekleri ya da düğün gibi farklı organizasyonlara imza atmış olduklarından dolayı bu işi nasıl yapmaları gerektiği konusuna hakimdirler. Dolayısıyla burada şunu söylemek gerekiyor ki özellikle şirket organizasyonlarında her şeyin eksiksiz olması için mutlaka planlı hareket etmek gerekir. Başarılı bir organizasyon firması mekan seçiminden tutunda etkinliğin konseptine varıncaya kadar hepsinin planlamasını en iyi şekilde yapacaktır. Bu da personelinizin eğlencesinin yarım kalmamasını sağlar.